Op maandelijkse basis komen wij bij onze klanten voor een pr-overleg. Tijdens dit overleg nemen we de lopende zaken door én blikken we even terug op de afgelopen maand met de bijbehorende resultaten. Maar hoe zorgen wij er nou voor dat zo’n overleg lekker loopt? Dat zodra iedereen de deur uitloopt we allemaal weten welke acties er lopen, maar bovenal wie voor welke actie verantwoordelijk is? Dat doen wij middels onze centrale actielijst, waar wij bij al onze klanten mee werken. Een centrale actielijst geeft snel en overzichtelijk informatie, wat de actielijst voor ons de basis voor een goed overleg maakt. Zeker wanneer je met meerdere mensen of bijvoorbeeld externen aan opdrachten en/of projecten werkt. Maar wat maakt een actielijst anders dan een to-do-list? De truc is om steeds PER PROJECT of opdracht die ene stap die je als eerste gaat doen te formuleren: de status. Actie klaar = formuleer de volgende stap, etc! Dat doe je tot het project is afgerond. Dan kan de actie naar de lijst met ‘Done’. Op den duur wordt de ‘done’ lijst natuurlijk langer en langer, wat een leuk overzicht geeft: aan de hand van deze ‘done’ lijst kun je terugblikken op alle mooie resultaten die behaald zijn. Wie is verantwoordelijk? Excel is een perfect programma voor dit soort actielijsten; lekker overzichtelijk al die kolommen. Deel dit Excel bestand met alle betrokkenen via de Cloud (Dropbox, OneDrive, SharePoint, noem het maar op et voilà: iedereen kan snel bij de laatste update. Niemand hoeft te wachten tot het volgende overleg om inzicht te hebben in de eigen taken en die van anderen. Aan de hand van deze actiepunten weet iedereen wat hij/zij moet doen, want per actie kan worden aangegeven wie voor deze actie verantwoordelijk is. Daarnaast is de voortgang van de actie direct zichtbaar op basis van de datum en een kolom met ‘status’. Je hebt direct inzicht in de laatste status en omdat ook vermeld wordt wie er verantwoordelijk is voor de betreffende actie, kan diegene er op aan worden gesproken indien een actie vertraging heeft. Kortom: de voortgang wordt bewaakt! Iedereen weet wat er van hem of haar gevraagd wordt. Een strakke en geordende actielijst levert niet alleen tijd op, maar vooral ook energie en focus. Dat komt omdat het superduidelijk is met welke acties jij of andere bezig zijn. Die helderheid geeft een goed gevoel. Iedereen weet wat er van hem of haar gevraagd wordt. Moraal van dit verhaal: slimmer samenwerken begint bij een goed werkende actielijst! Wil je ook van ‘samen werken’ naar écht ‘samenwerken’? Een klein verschil in spelling, maar een groot verschil in effectiviteit. Neem gerust contact op! Tot de volgende keer. Groetjes Els
