Voor veel bedrijven komt de drukste periode van het jaar eraan. Vooral retail bedrijven zullen te maken krijgen met topdrukte, niet alleen met het inpakken en verzenden van producten maar ook de klantenservice kan zich aan een bak met vragen verwachten. Ook in deze drukke periode wil je dat jouw klanten een positieve ervaring hebben met jouw organisatie, of het nu de eerste keer is dat ze iets bij je bestellen of dat het een vaak terugkerende klant is. Een positieve klantervaring heeft veel invloed op het succes van een bedrijf, want dit zorgt er voor dat klanten weer terugkomen en positieve mond-tot-mond reclame verspreiden waardoor je ook nieuwe klanten aantrekt. Communicatie is key in dezen. Weet je op basis van voorgaande jaren wat je te wachten staat? Dan kun je deze informatie mooi gebruiken in je communicatie in aanloop naar- en tijdens deze periode. Communiceer bijvoorbeeld duidelijk je openingstijden. En geef duidelijk weer via welke kanalen de klantenservice bereikbaar is. Niet bellen maar appen Sommige communicatiekanalen zijn sneller dan andere. E-mail is langzamer dan andere middelen. Een antwoord kan bijvoorbeeld langer dan twee dagen duren. Klanten gebruiken de telefoon omdat ze NU hulp willen. Wanneer ze in de wacht worden gezet verdwijnt deze hoop vaak als sneeuw voor de zon. Live chat of WhatsApp worden tegenwoordig ervaren als het snelste supportkanaal omdat één klantenservicemedewerker met meerdere klanten tegelijkertijd kan chatten. Ideaal middel dus om snel en effectief klanten te helpen. ‘De meest gestelde vragen’ Daarnaast kun je bijvoorbeeld ook een FAQ op de website zetten waarin je ‘de meeste gestelde vragen’ beantwoordt. Daarmee kunnen klanten veel vragen zelf al beantwoorden. En dat scheelt tijd! Laat vooral je personeel hierin meedenken, want zij hebben veel klantcontact en kunnen je precies vertellen welke vragen het meeste voorkomen. Zoals in veel gevallen, een goede voorbereiding is het halve werk. Naast ervoor zorgen dat je klaarstaat voor de drukke periode, is communiceren naar je klanten altijd belangrijk. Maar ook zeker de manier door wie en hoe er door deze mensen gecommuniceerd wordt. Want het imago van jouw organisatie bepaalt het succes en hier dragen de medewerkers aan bij. Mocht je willen weten hoe jouw medewerker dit imago kunnen boosten? Lees dan dit blog. Hulp nodig met je communicatieplan? Laat het ons gerust weten.   Groetjes Els.